Llevar a cabo eficientemente un proyecto de traducción no es sencillo. Hay varios aspectos que los gestores de proyectos deben tener en cuenta para asegurarse de que sus clientes estén satisfechos y que elijan su agencia repetidamente. Se debe comprender todos los requisitos del proyecto desde el comienzo para preveer riesgos o problemas potenciales que podrían resultar en una traducción fallida.

¿Qué aspectos deben considerar los gestores de proyectos de traducción?

Las traducciones exitosas son el resultado de la habilidad y experiencia de los traductores, pero también de una variedad de factores que los gerentes de proyecto tienen que manejar. Las agencias de traducción deben prestar atención a ciertos aspectos que contribuirán a una relación efectiva con sus clientes.

Conoce a tu cliente

¿Por qué quiere tu cliente ese documento traducido y a quién está dirigido?

¿Ha contratado a una agencia o traductor profesional antes? ¿Estuvo satisfecho con los resultados?

Antes de comenzar a trabajar en una traducción, los gerentes de proyecto deben hacer una minuciosa averiguación de las necesidades de los clientes ya que esto le permitirá pensar en todos los profesionales que estarán involucrados en el proyecto (traductores, revisores, especialistas en maquetación, etc.). No se debe enviar un presupuesto antes de ver los archivos que serán traducidos o de saber todos los detalles del proyecto.

Educar al cliente

Los gerentes de proyecto deben instruir a sus clientes ya que muchas veces tiene expectativas irrealistas para sus traducciones: pueden exigir plazos de entrega imposibles de cumplir, una entrega de un archivo con el mismo formato sin proporcionar los archivos originales o un presupuesto exacto sin brindar información de lo que necesitan. También se debe que solicitar el texto final a ser traducido. Si los clientes envían versiones editadas una vez que se ha comenzado la traducción, causarán retrasos innecesarios y un incremento del precio original.

Las expectativas de los clientes deben estar documentadas y confirmadas por escrito, y todos los involucrados en el proyecto deben estar al tanto de ellas. Los gerentes de proyecto tienen que monitorear constantemente el proyecto y asegurarse de que todos estén en la misma sintonía.

Manejo del proceso de revisión del cliente

Una vez que el documento es traducido, tu cliente puede querer hacerlo revisar por alguien de su compañía.

Define quién será responsable de esto: ¿Cuáles son sus estudios? ¿Es especialista en el tema de la traducción o solo una persona que habla el idioma meta? También se debe establecer una fecha límite ya que, de otra forma, podrías recibir un pedido de revisión varios meses después de haber finalizado un proyecto. Por último, tu cliente debería resaltar los cambios, idealmente con las herramientas provistas en Word o PDF.

¿Qué puede comprometer una gestión efectiva de un proyecto de traducción?

La interacción con un cliente puede verse seriamente comprometida cuando alguna de estas situaciones ocurre:

• La información disponible no es suficiente: ya sea porque el cliente no tiene claras sus expectativas o porque no proporciona suficiente información sobre el proyecto, o porque el gerente de proyecto no se comunica fluidamente con su equipo.
• Cambio de texto o fecha de entrega: adicionar o quitar texto de un documento, los retrasos por parte del traductor o las exigencias de adelantar la entrega por parte del cliente.
• Terceros: desde editores hasta diseñadores gráficos, las terceras partes pueden causar retrasos inesperados.
• Falta de liderazgo del cliente o gerente del proyecto.
• Presupuesto inexacto: el gerente de proyecto debe presupuestar correctamente todos los servicios requeridos y debe analizar los archivos minuciosamente. Un error común es pasar por alto imágenes que, al no ser editables, Word no cuenta sus palabras.
• Falta de motivación o actitud negativa del gerente de proyecto.

Gestionar eficientemente un proyecto de traducción no debería ser difícil. Las agencias de traducción deben asegurarse de que sus gerentes de proyecto tengan las aptitudes y el entrenamiento necesarios para finalizar un proyecto de acuerdo a los tiempos y presupuestos acordados y con la más alta calidad.